Nauwkeurig werken dankzij innovatieve startup

TIQ pakt de zaken Exact aan

Tiewen Visser
Steeds vaker betalen werkgevers en klanten dure consultants, advocaten en andere zelfstandigen een fors bedrag per uur. Dat bedrag wil je zowel als zelfstandige, opdrachtgever en als klant graag goed verantwoorden. De opdrachtgever wil waar voor zijn geld en de zelfstandig ondernemer wil laten zien dat hij niet maar wat heeft aan zitten modderen. TIQ, een nieuwe startup in het hart van onze hoofdstad, biedt klanten de mogelijkheid om uren zeer nauwkeurig te registreren.

Maar wat houdt die nauwkeurigheid precies in? Wat betekent dat voor de privacy van de gebruiker en wat maakt TIQtime zo’n efficiënte tool? We spreken Nick Schils, CEO van TIQ, en vragen hem naar het ontstaan, het gebruik van de door zijn bedrijf ontwikkelde app en de connectie met Exact Online. TIQ is een app voor het automatiseren van urenregistratie. Het betekent dat je niet meer handmatig aan het einde van de dag of de week bij elkaar hoeft te puzzelen waar je ook alweer aan gewerkt hebt. ‘Wij analyseren op de achtergrond waaraan je gewerkt hebt’, legt Nick (kleine foto) uit. ‘Dat doen we door te koppelen met de tools die al gebruikt worden.’ 

Zo werkt TIQ veel in de advocatuur en de accountancy. De eerste klanten van TIQ zitten in de top 50 van de Nederlandse advocatuur. 'We zien dat veel werk in deze sector wordt gedaan in Microsoft Office. Wij geven de werknemer zelf automatisch een overzicht van zijn of haar activiteiten in deze tools van die dag. In de app ziet de gebruiker hoe lang hij of zij aan een bepaald dossier of cliënt heeft gewerkt.' Het enige wat de werknemer dan nog moet doen, is het valideren van deze voorstellen. Naast Microsoft Office worden meer tools gevolgd en gekoppeld. ’Voor sommige klanten kijken we: wat zijn de tools die jullie het meeste gebruiken en hoe kunnen we daar het beste op aansluiten? We hebben bijvoorbeeld een aantal klanten in de architectuur. Voor hen hebben we een koppeling gemaakt aan hun tekenprogramma's omdat voor hen daar negentig procent van de tijd ging inzitten. Zo kijken we altijd naar wat rendabel is.’

Van idee tot werkelijkheid

Het idee achter TIQ komt van Nicks vorige onderneming: ‘Ik was softwareconsultant, verkocht projectmanagementsoftware. Urenregistratie was daar een onderdeel van en we zagen dat we mooie oplossingen boden die makkelijk in te vullen zijn, maar toch door niemand gebruikt werden.’ Daardoor moest de baas aan het einde van de week of maand er achteraan om het bij elkaar te puzzelen. ‘Het resultaat daarvan is incomplete data die niet op tijd declarabel wordt gemaakt.’
Nick
Twee jaar terug is Nick gaan kijken hoe iemand zijn tijd schrijft op het moment dat hij de timesheet opent. 'Werknemers en ondernemers pakken de agenda erbij om te achterhalen waar ze tijd aan hebben besteed. Dat was de eerste stap voor TIQ om dat uit handen te nemen. Later hebben we daar intelligentie aan toegevoegd om het ook te koppelen aan projecten en dossiers waar je aan moet werken.’ Het grote verschil met het klokken van vroeger op kantoor is dat je er niet aan hoeft te denken. ‘Er zijn ook oplossingen met timers en zo, maar met TIQ kun je je gewoon focussen op je werk’, vertelt Nick. ‘Als je TIQ opent aan het einde van de dag of de week, vind je een overzicht van wat wij voor je hebben gevonden en gekoppeld.’

Alles voor de gebruiker

‘De tool is uiteindelijk ontwikkeld vanuit de eindgebruiker’, zegt Nick. Privacy moest daarmee geborgen zijn en de eindgebruiker staat altijd bovenaan bij TIQtime. ‘Vanaf moment één wilden we een applicatie hebben die door de organisatie gedragen wordt. Wij houden niet op de achtergrond in de gaten waaraan precies gewerkt waarna we naar het management gaan, maar we kijken mee en geven aan de werknemer door wat wij hebben gevonden, wat wil je boeken als geschreven tijd.'

TIQtime is geen tracker die alles wat je doet op je laptop in de gaten houdt. ‘We koppelen alleen de software die gebruikt wordt om het werk te doen’, aldus Nick. 'Er wordt niet gekeken naar inhoud of inhoud van bijlagen.' TIQ kijkt niet naar alles wat privacygevoelig is. Het gevaar van het installeren van een tracker die alles doet, die ook je Facebook checkt of je privémail bekijkt, wil Nick niet in het systeem hebben, want dan wordt het nooit gedragen door de organisatie. Juist voor de personen die de timesheet moeten invullen moet gedacht worden: ‘Ah, dit is fijn, waarom hadden we dit niet eerder? In plaats van: 'mijn baas installeert een tool om mij in de gaten te houden'. Daar wilden we van wegblijven.’

Exact Online

TIQ werkt op twee manieren nauw samen met Exact Online ‘Onze tool heeft een sterke focus op het invullen van een timesheet . Wij hebben geen modules daaromheen van projectmanagement of facturatie of dat soort dingen. Onze eerste relatie met Exact was dat we onze applicatie, TIQ, aan Exact Online-klanten wilden aanbieden’, legt Nick uit. ‘We hebben toen een koppeling gemaakt zodat Exact Online-klanten in een paar minuten via het Exact Online App Center een TIQ-account aan hun Exact-administratie kunnen koppelen. Daarmee is een externe tool toegevoegd aan Exact.' Werknemers kunnen TIQ gebruiken om hun urenregistratie te doen en als ze dan gevalideerd zijn in TIQ, kunnen ze ook weer terug naar Exact waar ze gebruikt kunnen worden voor facturatie, rapportage, et cetera.’ Eigenlijk zoals normaal de manueel geboekte uren ook gebruikt kunnen worden volgens Nick. ‘Het grote voordeel daarbij is dat de administratie sneller en accurater wordt ingevuld en daarmee completer is.’

Naast deze samenwerking begon TIQ na de Exact Hackathon van afgelopen november een tweede intensieve samenwerking. ‘Omdat Exact zelf ook veel accounts als klant heeft kwam de vraag van de accountants zelf. Accountants die ook heel veel tijd in Exact zelf besteedden.’ Er werd gevraagd of Tiqtime ook dat kon meten. ‘Daar zijn we mee aan de slag gegaan en dat hebben we gepresenteerd op Exact Live. Daarmee is Exact een tool die TIQ is gaan volgen en daarvoor nog niet gekoppeld was aan de tijdmeetapp. Ook die tijd wil je inzichtelijk krijgen. Boekhouders laten hun uren met andere woorden registreren door TIQ door gebruik te maken van de Exact boekhoud-app. ‘Voor die toepassingsapp hebben we de Emerging App of the Year Award gewonnen’, vertelt Nick trots. 'Eerst hebben we een concept gemaakt om te zien of het kan werken en toen zijn we de afgelopen maanden met een klein clubje Exact-klanten aan de slag gegaan om dat te valideren.'

De toekomst

Nick zit niet stil met TIQtime. Voorlopig wil hij zich focussen op de advocatuur en accountancy, maar in de toekomst zullen mogelijk ook andere tools geïmplementeerd worden: ’We zijn aan het kijken naar consultancy en andere adviespartijen om te zien waar we de volgende stap kunnen zetten. Voor iedereen die uurtje-factuurtje werkt speelt dit probleem. Onze plannen in de toekomst zijn vooral gekoppeld aan de integraties met andere pakketten.’ Daarbij zou volgens Nick ook gedacht kunnen worden aan het implementeren van telefoniesystemen, waarmee ook zakelijk bellen inzichtelijk gefactureerd kan worden.

afbeelding van Tiewen Visser

Tiewen Visser | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Tiewen