Advies van Kim Minten

Een systeem maakt je werk zoveel makkelijker

ZZP
Kim Minten
Ik kom ze nog regelmatig tegen; de ondernemer die alles zelf wil doen. Nu kun je je afvragen hoe erg dat is. Zelf ben ik ervan overtuigd dat je verder komt als je samenwerkt. En dat kan betekenen dat je medewerkers in loondienst hebt, maar je kunt ook ZZP’ers aanhaken.

Over het werken met een team schreef ik al eerder twee artikelen voor Baaz. Maar wil je toch alles zelf blijven doen? Streef er dan naar om een aantal zaken te systematiseren. Dit maakt je werk een stuk gemakkelijker. Ik zal je wat voorbeelden geven.

Social media

Bijna elk bedrijf is wel op social media te vinden. Herken je het bij jezelf dat je of juist heel veel tijd aan social media besteed waardoor andere belangrijke zaken blijven liggen of dat je juist vergeet om iets met social media te doen omdat je er de tijd niet voor hebt? 

Wees dan zo slim en plan je berichten vooraf in. Zo zorg je voor continuïteit op je social-mediakanalen zonder dat het al te veel tijd en moeite kost. Enkele voorbeelden van systemen die je hiervoor kunt gebruiken zijn Buffer, Hootsuite, Postplanner en Meetedgar. Blijf wel dagelijks je social media-account(s) even controleren. Het zijn interactieve kanalen, dus het kan zijn dat je berichten hebt ontvangen waarop een reactie van jou wordt verwacht.

Afspraken inplannen

Voor je onderneming moet je vast wel eens afspraken plannen. Ben jij dan ook zo vaak heen en weer aan het mailen voordat je eindelijk een geschikt moment hebt gevonden? Ook dit kun je automatiseren. 

Er zijn diverse systemen waarmee iemand zelf een afspraak in jouw agenda kan plannen. Je richt het systeem één keer goed in en daarna hoef je alleen maar een link te versturen naar de desbetreffende persoon. Met deze link kan de ander direct in jouw agenda kijken en een afspraak plannen. Om dit voor elkaar te krijgen, zou je bijvoorbeeld kunnen werken met TimeTrade, SuperSaas, Calendly of YouCanBook.Me. 

Het is uiteraard wel belangrijk dat je goed je agenda bijhoudt en ook de afspraken vermeldt die niet via deze link zichtbaar zijn. Anders loop je het risico op dubbele afspraken.

Informatie toesturen

Vaak zie je op een website van een onderneming ergens de optie staan om informatie op te vragen. Nadat de bezoeker van de website dat gedaan heeft, wordt er handmatig een e-mail gestuurd met daarin de gewenste informatie. Ben je toevallig met vakantie of heb je het onwijs druk? Dan kan het best wel eens zijn dat een (potentiële) klant lang op de informatie moet wachten.

Je kunt dit gedeelte automatiseren door er een autoresponder achter te zetten. Denk hierbij aan Autorespond, Mailblue/Active Campaign of Mailchimp. Het is dan wel belangrijk dat je helder op je website vertelt wat de bezoeker van je site kan verwachten. Bied je bijvoorbeeld een bepaald programma aan, dan zou je een formulier op je website kunnen zetten met als call to action: Ja, ik wil meer informatie over programma X. Zodra dat is ingevuld, krijgt de bezoeker van je site informatie over programma X. Zet er geen opmerkingenveld onder, want de opmerkingen worden in dit voorbeeld niet meegenomen.

Projectmanagement 

Een andere tip die ik je niet wil onthouden, heeft weliswaar niet direct met het automatiseren van je werkzaamheden te maken maar kan er wel voor zorgen dat je beter overzicht houdt. 

Binnen je onderneming heb je vast wel eens te maken met projecten, groot of klein. En heb je geen projecten, dan heb je misschien wel een eigen to-do-lijst. Hoe ziet jouw bureau eruit? Vol met post-its waar overal wel iets op staat? 

Maak dan gebruik van een projectmanagementtool. Deze zijn er in allerlei soorten en varianten, van gratis tot betaald.  Een aantal gratis varianten: TeamWork, Asana, Trello en Insightly. Overigens kun je deze systemen ook upgraden naar een betaald account. Vaak heb je dan meer mogelijkheden. 

In het systeem zet je al je taken en taken voor anderen. Zo kun je precies zien wanneer welke deadline afloopt en wat de status is van een project. Heb je alleen te maken met je eigen to-do-lijst? Dan zou je ook Todoist kunnen gebruiken of bijvoorbeeld Evernote.

Dit zijn voorbeelden van hoe jij werkzaamheden binnen jouw onderneming kunt systematiseren.

Hoe onderneem jij slimmer binnen jouw onderneming?
 

afbeelding van Kim Minten
Door: Kim Minten

Kim Minten | Zelfstandig ondernemer zonder personeel

Sinds december 2014 is Kim Minten werkzaam als virtueel assistent. Ze is zelfstandig ondernemer zonder personeel. In Baaz vertelt ze over haar bevindingen als zzp’er. www.kimminten.nl

Bekijk alle artikelen van Kim